Bonjour ou bonsoir, tout dépend de l’heure à laquelle vous me lirez (Mes statistiques m’ont dit que je suis plus lue les soirs). J’ai envie de parler d’évènementiel qui est mon cœur de métier mais toujours sur la base de la Parole de mon DIEU. Il nous est arrivé au moins une fois d’inviter des personnes à un événement gratuit ou payant, un mariage, un anniversaire, une réunion professionnelle… Il y’a également eu une invitation dans la Bible.

“Un homme donna un grand souper, et il invita beaucoup de gens…” Luc 14 v 16

Une chose est d’organiser une raison de rassembler les gens (Le souper), une autre chose est qu’ils soient présents (Invitations). De la belle expérience acquise lors de l’organisation de ce 9 décembre qui était le lancement du blog et d’un Worship Time, je veux partager avec vous 4 Tips pour gérer au mieux vos invitations.

1.Lancez tôt vos invitations.

“ A l’heure du souper, il envoya son serviteur dire aux conviés : Venez, car tout est déjà prêt” Luc 14 v 17. Prenez le temps de tout apprêter et invitez. J’étais dans une période où il m’était difficile de jongler entre mes obligations professionnelles dans ce mois et la préparation de l’évènement. J’ai d’abord passé beaucoup d’appels pour informer afin de ne pas être en retard sur le rétroplanning de mon évènement. J’ai ensuite procéder à l’envoi numérique des cartons (Facebook, Twitter, Whatsapp, E-mail)

et enfin remis les cartons physiques car la chose numérique n’est pas bien ancrée dans les mœurs. Tout ceci dans le but d’obtenir des confirmations de présence assez tôt.

2.Faites confirmer les présences : Le phoning

 « Le serviteur, de retour, rapporta ces choses à son maître » Luc 14 v 21.

 Pour obtenir un feed-back, il faut émettre un message, le mien, c’était la confirmation de la présence. Je l’avais mentionné sur le chronogramme qui était joint au carton d’invitation avec le numéro de mon PCO* dans l’espoir de finaliser le budget avec les dépenses relatives au cocktail et la mise en place des chaises. 

J’ai du relancer encore les invités et les contraindre à confirmer, ou prendre sur moi de confirmer directement dans la liste avec un accord verbal. Gérer soi-même ces activités est compliqué. Faites-vous aider. Trouvez quelqu’un mais si vous n’avez personne sous la main faites-le vous même, les soirs à la descente ou entre midi et deux selon votre disponibilité. Préparez la liste des invités confirmés avec leur numéro de téléphone bien en amont et mettez-là à jour au fur et à mesure. Malgré les cartons d’invitation avec toutes les informations, attendez-vous à des réponses comme : “Ton truc là-même c’est où?, Tu m’as dis que c’était quand déjà? et également des : je ne serai pas présent(e), Tu as tous mes encouragements mais surtout des : Je serai là!

3.Les imprévus existent

Ils “se mirent à s’excuser”. Luc 14 v 18

Oui, tous ceux qui ont confirmés leurs présences ne viendront pas, ceux qui n’ont pas confirmé viendront. Le repas ou cocktail suffira ou peut-être pas. Vos directives super-structurées martelées pendant les réunions préparatoires ne seront pas forcément respectées ( Des personnes du staff peuvent arriver en retard, des personnes peuvent tomber malade, les attaques spirituelles…).

Ne paniquez pas, gardez à cœur l’Objectif. Dans mon cas, le bassiste avait voyagé jeudi avant l’évent, le soliste était injoignable. Le chant d’ouverture était une composition, on l’avait travaillé durant une veillée de répétition, devrais-je l’annuler? Mon fils a pu trouver un bassiste qui a attrapé** les chants à sa manière et à harmoniser son jeu durant la balance. On a joué sans soliste. DIEU a été glorifié, à partir de ce moment, tout ce qui pouvait être considéré comme des obstacles ont été des ponts.

Un conseil : Entourez-vous de personnes qui peuvent prendre des initiatives à chaud et vous épargner du stress. Manifestez votre foi à outrance car CHRIST  est le « consommateur de la foi » Hébreux 12 v 2. Cependant, comme dirait l’autre, même les imprévus sont prévus par DIEU, n’oubliez pas que « Nous savons, du reste, que toutes choses concourent au bien de ceux qui aiment Dieu, de ceux qui sont appelés selon son dessein ». Romains 8 v 28. Le plan A comme le plan B reste une confiance aveugle en DIEU qui vous a parlé quelque soit ce que vous voyez. N’hésitez-pas à vous disposer dans votre frayeur pour chercher l’Eternel comme Josaphat. 2 Chroniques 20 v 3

4.Vous devez remercier vos invités

“…Soyez reconnaissants ». Colossiens 3 v 15

Soyez reconnaissants envers DIEU qui a permis ce jour, ceux qui vous ont aidé dans le secret, qui ont contribué d’une manière ou d’une autre à la réussite de votre événement, ceux qui ont été patients avec vous quand le stress devenait difficilement supportable (Mes enfants dans la foi, maman vous aime) mais surtout ceux qui ont répondu présent. Croyez-moi Abidjan est saturé en activité surtout les samedis. Les invités ont du choisir entre grasse matinée, sport, mariage, réunion de famille, réunion associative… et vous. Honorez-les!

Vous pouvez le faire pendant la cérémonie ou avec un visuel de l’une de vos plus belles photos et un texte personnalisé.

Vous pouvez également selon vos moyens ou le type de cérémonie offrir un présent, expédier un carton ou un courrier de remerciement. Cependant vous devez décider de la forme du remerciement pendant l’organisation de l’évènement. L’infographe pourra anticiper sur la créa et vous pourrez communiquer dans la ferveur post évènement.

Avez-vous des tips pour l’organisation d’un évènement? Partagez-les en commentaire.

Que Dieu bénisse votre passage sur mon blog.

*Président du Comité d'Organisation

**Terme purement issu du jargon des chantres qui veut dire connaître,
 maîtriser souvent les grandes lignes d'un nouveau chant